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7 errores que no debes cometer con un cliente la primera vez que te escribe un email

errores-cliente-primera-vezLa forma de comunicarnos ha cambiado radicalmente.

Nuestros abuelos lo hacían por carta, aquellas maravillosas misivas que traían hasta tu casa los carteros y que morías por recibir.

A lo mejor venía de la guerra o de ese lugar lejano al que habían tenido que emigrar tus seres queridos.

Con su sello, su sobre blanco y su caligrafía.

Aquellas cartas eran más que unas letras, mucho más. Eran amor, nostalgia, alegría, tristeza, ilusión y esperanza.

Hoy es el día en que todo eso nos queda lejano, y lo único que encontramos en el buzón son facturas, propaganda y poco más.

Por suerte, tenemos otro buzón. Uno virtual que siempre está lleno. A este lugar llegan newsletters, invitaciones, facturas de nuevo, y spam. ¡Ay el spam!

Y es que el email, con permiso del whatsapp, es el rey de la comunicación. Sobre todo en los negocios.

Utilizamos el email para todo:

  • Pedir presupuestos.
  • Entregar facturas.
  • Comunicar que el envío se ha realizado.
  • Promover nuestros productos o servicios.
  • Avisar de que nos vamos de vacaciones.

Y qué decir del email marketing. De hecho, que un lector te deje su email y se suscriba a tu lista te da la posibilidad de hacer toc-toc en su pantalla cada semana.

Parece que ahora nos da pereza o quizás vergüenza hablar y preferimos comunicarnos de forma escrita.

Así que, normalmente, la comunicación con el cliente se hace a través de este canal. Y lo mismo te ayuda a conseguir puntos en la relación que comienzas a entablar con él como te lleva a perderlos.

Un simple email puede echar a perder la relación con tus clientes.

Fui tajante el día que lo conté. Hoy, en este post quiero revelarte cuáles son los 7 errores más comunes que se cometen al escribir un email a un cliente y que hacen que éste pierda el interés en ti.

1# Yo, yo, yo y después yo

No hay nada peor que sentir que no interesa lo que cuentas.

¿Alguna vez te ha pasado que le estás contando algo a alguien y esta persona está mirando al infinito? O peor aún ¿que no te deja acabar y te interrumpe para contarte algo que le ha pasado a él?

Eso es lo que va a sentir tu cliente si te olvidas de sus necesidades y te pasas el mail hablando de ti y de lo bueno que eres. Hablar demasiado en primera persona del singular (Yo) transmite poco interés por tu interlocutor.

¿Dónde ha quedado la escucha activa?

Nuestras colchonetas para yoga son las mejores del mercado. Son bonitas, flexibles y de tamaño ideal. Nos las compran en muchos gimnasios y centros de actividades. Además, hemos ganado el premio a colchoneta del año en el III Salón de Yoga. Estamos muy orgullosos de nuestro producto. 

Nuestra preocupación por la comodidad y la seguridad en el uso de las colchonetas ha sido reconocida a nivel estatal este año. Primero porque su empleo aporta firmeza y estabilidad para poder realizar cualquier tipo de ejercicio, y segundo porque protege la espalda y las articulaciones de posibles lesiones. Sus variados y coloridos diseños encajan con cualquier tipo de decoración por lo que estoy segura de que habrá alguna que se adapte a tu gusto y estilo. 

2# Pasarte añadiendo paja, ¿de verdad tu cliente necesita saber todo eso?

A veces por querer demostrar lo formado que estás, la cantidad de experiencia que tienes o que te dedicas a ello realmente por vocación, llenas ese primer email de datos y argumentos que a tu cliente, sinceramente, ni le van ni le vienen. Ahora no es el momento. No en este primer correo.

Está bien que hagas hincapié en tu experiencia, pero no tanto en la historia de tu vida. Tu cliente únicamente quiere comprobar que tú eres la persona ideal para hacer el trabajo. Un primer email no necesita nada más. Sé breve. 300 palabras es más que suficiente y olvídate de realizar una introducción demasiado larga.

Cuando tenía 7 años conocí en clase a un niño que tenía déficit de atención. En el colegio muchos le apartaban, otros teníamos miedo de él porque era el más gamberro de la clase. Me impactó tanto su problema que cuando tuve que decidir qué carrera universitaria estudiar me acordé de él y por eso estudié magisterio. Hice la carrera en Madrid y luego me fui un año sabático a Londres para aprender inglés. Soy un culo inquieto y una chica super motivada. Verás cuando me conozcas que todo esto me viene de vocación. Llevo ya cinco años trabajando con niños en dificultades y disfrutando cantidad de mi vida laboral. 

Llevo más de 5 años impartiendo clases particulares a niños con dificultades de atención, una vez obtuve la titulación de psicopedagogía y magisterio. Además he desarrollado un método propio con el que consigo que los niños mejoren sus notas académicas 2 puntos. Sería un placer conocer a Juan y mostraros mi forma de trabajar con él.

3# Es tu cliente, no tu amigo

Muchas veces, esto se olvida.

Sobre todo cuando eres una empresa cercana, alejada de rigideces y protocolos y quieres tener un trato familiar con los clientes.

Pero olvidar que son tus clientes y redactar un email con un texto totalmente informal puede hacerles pensar que no eres lo suficientemente serio en tu trabajo. En un primer correo recuerda que deberás ser informativo, profesional y amigable. Lo que quieres es causar una buena primera impresión en ese cliente que te acaba de escribir.

A las buenas buenas:

Estate tranqui, tenemos sitio para Arthur así que lo cuidaremos mientras tú te vas de vacatas.  Nos mola un montón trabajar con perros. Lo trataremos chachi y él lo pasará bomba jugando con otros perracos. De hecho, tendremos otro golden retriever con nosotros ese finde.

Hola, Pedro:

Hemos comprobado la disponibilidad que tenemos en las fechas en las que te vas de vacaciones y afortunadamente tenemos hueco para Arthur. No te preocupes, sé que las primeras veces da miedo dejar un perro en un lugar distinto que no sea vuestra casa. Estamos acostumbrados a ver estas dudas en los dueños la primera vez que los dejan. Aquí los perros tienen espacio para correr y jugar y hacen vida con nosotros en nuestra casa. No duermen en jaulas y se adaptan muy rápido a su nuevo entorno. Tenemos ahora a otro golden retriever con nosotros que se quedará el mismo fin de semana.

4# Exceso de exclamaciones y uso de emoticonos

Es cierto. Cuando hablas con alguien cara a cara es diferente. Al ver su cara, la expresión de su rostro o la entonación que le da a cada frase te pones en situación y entiendes de forma fácil el contexto.

Cuando escribes un mail, no cuentas con ninguno de esos dos recursos y es fácil pecar de entusiasta a la hora de poner exclamaciones y emoticonos, algo que te hace parecer menos profesional y demasiado cercano.

¡¡¡Gracias por contar con nosotros para decorar tu casa!!!

Estamos súper emocionados con tu propuesta :)) 

Estamos muy emocionados con la posibilidad de participar en la decoración de tu casa y muy agradecidos porque te hayas acordado de nosotros. Va a ser un auténtico placer colaborar en el diseño de tu nuevo hogar. 

5# Presionar, insistir y ser demasiado agresivo

Todo lo contrario al punto 3.

Utilizar un lenguaje con el que el receptor del mensaje se sienta presionado a comprar o contratarte solo provocará que eche a correr y no vuelva por tu negocio.

Lo que tenemos para ti es de primera calidad al mejor precio. La competencia no te ofrecerá estos precios ni el servicio que nosotros te estamos dando con esta oferta. Es ahora o nunca. No encontrarás nada igual en el mercado. 

Los materiales con los que hemos creado esta lámpara proceden de Dinamarca y el producto se monta en España. A lo largo de tres días varios artesanos de la zona de Elche realizan el acabado de cada una de las lámparas. Esto es todo lo que puedo contarte respecto a las lámparas de diseño que vendemos. Escríbeme de nuevo si tienes alguna duda o necesitas ayuda para escoger el modelo. 

6# Olvidarte de la llamada a la acción

¿Qué quieres que haga tras recibir tu email?

Tienes que indicárselo. Dile qué es el lo que estás esperando de él. ¿Que te llame? ¿Que te responda al mail?

 Esto es todo lo que puedo contarte respecto a las lámparas de diseño que vendemos.

Saludos,

Pol. 

Esto es todo lo que puedo contarte respecto a las lámparas de diseño que vendemos. Escríbeme de nuevo si tienes alguna duda o necesitas ayuda para escoger el modelo.

Saludos, 

Pol. 

7# Mandar el email a deshoras

como escribir un email gmail-boomerangRecuerdo en mi anterior trabajo que mi jefe de departamento tenía la manía de escribir correos a las dos y a las tres de la madrugada. No lograba entenderlo. No lo hacía únicamente con el equipo, también con los clientes. Daba una mala imagen de nuestro trabajo.

No era casualidad que ese mismo cliente nos mirara constantemente con cara de pena pensando en las horas que metíamos de madrugada.

Escribir correos a deshoras denota falta de profesionalidad. Nadie tiene por qué saber a qué hora respondes.

Afortunadamente existen herramientas como Boomerang que nos ayudan a programar nuestros correos. Esta es una de las herramientas más útiles.

Cautiva a tus clientes desde el primer correo

Es tu primera oportunidad de causar una buena impresión.

Sé amable y servicial.

Si algo tiene bueno internet es su facilidad para eliminar las barreras entre las personas.

Trata a tus clientes como a ti te gustaría que te tratasen. Sin técnicas de venta agresivas y sin formalismos de pacotilla. Sé tú y haz sentir a la otra persona que realmente te importa lo que te está contando.

¿Qué otros errores crees que faltan en la lista? ¿Has vivido alguna situación similar al ponerte en contacto con alguna marca?